En este post vamos a ver las posibilidades para convertir nuestro WordPress en un Helpdesk.
Veamos las posibilidades:
Para empezar: ¿Qué es un Helpdesk?
Un helpdesk es un elemento clave en cualquier organización que desee proporcionar un buen servicio al cliente.
De hecho, ayuda a automatizar todos los procesos relacionados con la prestación del servicio, como por ejemplo: gestión de incidencias o solicitudes.
Un poco más de contexto.
Las preguntas son fantásticas. Incluso las preguntas de los clientes son excelentes, aunque pueden tomar tiempo en responder. Las preguntas de nuestros clientes nos dan una idea de lo que quieren o necesitan. Las preguntas de los clientes pueden ayudarnos a presentar ideas para nuevos productos o servicios.
Por lo menos, cuando un cliente se pone en contacto para hacer una pregunta, te ofrece la oportunidad de brindarles una experiencia positiva de tu negocio.
El problema con las preguntas de los clientes se produce cuando te bombardean las consultas de los clientes, especialmente cuando te hacen la misma pregunta una y otra vez. Puedes estar tan ocupado respondiendo a las consultas de los clientes que no tienes tiempo para nada más. Cuando eso sucede, sabes que debes tomar medidas.
¿Qué puedes hacer?
Tu mejor opción es establecer un servicio de asistencia o Helpdesk.
Por eso mismo, vamos a ver en este post, cómo transformar wordpress en un helpdesk.
¿Cuál es el objetivo de un servicio de ayuda?
Un servicio de ayuda, es cualquier recurso que configures para dar a los clientes respuestas a las preguntas que tienen sobre tus productos, servicios o negocios. Los servicios de asistencia se pueden proporcionar a través de un equipo telefónico de atención al cliente, soporte por correo electrónico, mensajería instantánea, sitios web y foros online.
Un problema con estas soluciones es el coste. Incluso las soluciones online para los servicios de asistencia no son baratas. La mayoría de los proveedores de software de helpdesk cobran una tarifa mensual.
Si bien pagar grandes cantidades de dinero por un servicio de asistencia en línea, sin duda, funciona para las grandes empresas con ganancias de siete cifras, pero esa no es una solución asequible para las microempresas.
¿Por qué es importante tener un servicio de asistencia?
Si estás apoyando un producto o servicio, encontrarás rápidamente que tus usuarios comenzarán a hacer preguntas.
Rápidamente te encontrarás respondiendo a preguntas similares una y otra vez. Comienzas a restarle tiempo a tu negocio, y admitámoslo, responder las mismas preguntas todos los días se vuelve aburrido.
Aquí es donde un servicio de ayuda puede ayudar (valga la redundancia).
Tener un servicio de asistencia técnica permite a los usuarios descubrir soluciones a problemas que puedan encontrar con tu producto o servicio. Permitir que los usuarios se ayuden a sí mismos con problemas comunes puede reducir drásticamente la carga de soporte para ti y tu personal.
Ampliar tu soporte de manera eficiente puede suavizar enormemente el funcionamiento diario de tu negocio y, lo que es más importante, puede ahorrarte dinero.
En resumen, tener un servicio de asistencia online:
- Te ahorra tiempo.
- No te molesta un teléfono que suena o el ping de nuevos correos electrónicos en tu bandeja de entrada.
- Además, a medida que contesta preguntas en tu servicio de asistencia online, creas una base de conocimiento que los clientes pueden buscar antes de ponerse en contacto. Ya no te encontrarás respondiendo la misma pregunta una y otra vez.
- Te ahorra dinero: Un servicio de asistencia en línea es mucho más rentable que contratar un equipo de solucionadores de problemas para responder preguntas por correo electrónico y teléfono.
- Mantiene a tus clientes satisfechos: Todos sabemos lo frustrante que puede ser tener preguntas sobre un producto que hemos comprado y que no podemos obtener respuesta. Un servicio de asistencia online brinda a los clientes los recursos que necesitan para responder la mayoría de sus preguntas. Puedes proporcionar un excelente servicio al cliente sin gastar una fortuna.
- Creas una comunidad alrededor de tu negocio: Los servicios de asistencia online pueden incluir foros comunitarios, donde los clientes se ayudan entre sí con preguntas. Esto no solo te ahorra tiempo y recursos. Creas una comunidad vibrante alrededor de tu negocio. Cuando las personas se sientan parte de lo que estás haciendo, querrán correr la voz. Si nada más, eso es un gran marketing.
- Convertir WordPress en un Helpdesk es bastante más fácil de lo que te imaginas.
En este artículo, veremos cómo los propietarios de pequeñas empresas pueden convertir cualquier sitio web o subdominio, en un servicio de asistencia sin que se convierta en un gran gasto. Esta solución es de calidad, de bajo coste y se ejecuta en WordPress, por lo que es agradable y fácil de configurar.
Te muestro cómo configurar un tema de WordPress llamado KnowHow.
Sin embargo, me gustaría mostrarte otras plantillas o variantes para convertir WordPress en un Helpdesk y que te pueden interesar, son éstos:
PLANTILLAS PARA CONVERTIR WORDPRESS EN UN HELPDESK
LIVE SUPPORT
Plantilla de wordpress para soporte/base de conocimiento, chat en vivo, mesa de ayuda. Es perfecto para brindar soporte a los usuarios. con muchas opciones y fácil de administrar, podrás proporcionar un buen recurso de soporte para sus clientes y convertir tu wordpress en un helpdesk.
KBASE
Plantilla de WordPress limpio y receptivo para el servicio de asistencia técnica es mejor para Wiki, servicio de asistencia técnica, base de conocimientos, sistema de atención al cliente, centro de ayuda o sitios web comunitarios. Vamos, perfecto para convertir WordPress en un HelpDesk.
Incluso podemos filtrar los resultados de búsqueda con categorías y valores personalizados, la cadena de búsqueda abrirá los resultados de búsqueda de los artículos, publicaciones y páginas con la opción de búsqueda en vivo.
HELPGURU
Crea una base de conocimientos o una solución premium para permitir que tus clientes se ayuden a sí mismos. HelpGuru tiene las funciones que necesitas, complementadas con un diseño limpio, funcional y receptivo que convierten WordPress en un Helpdesk.
Usando HelpGuru puedes:
- Crear una base de conocimiento de marca
- Aumenta la lealtad del cliente y reduce el tiempo de soporte.
- Permitir que los clientes se ayuden a sí mismos
- Reduce el volumen de tickets de soporte y las preguntas repetitivas
- Proporcionar un sistema de apoyo basado en la comunidad y recompensar a los contribuyentes valiosos
- Ofrece acceso 24/7 a temas de soporte y respuestas
- Permitir que los clientes voten sobre la utilidad del artículo
- Obtén beneficios de visibilidad de marca y SEO al utilizar el soporte en línea
- Benefíciate del poder y la flexibilidad de un sitio impulsado por WordPress
Ahora que sabes lo que un servicio de asistencia puedes hacerlo por tu negocio, echemos un vistazo a cómo puedes configurarlo.
Cómo configurar para convertir WordPress en un HelpDesk
Para completar este tutorial, necesitarás:
- Un sitio web que ejecute WordPress, o un dominio y una cuenta de hosting que administras a través de cPanel. (La mayoría de los principales proveedores de alojamiento web ofrecen cPanel, aunque yo recomiendo LucusHost).
- Una copia del tema del escritorio de soporte . Esto se puede adquirir aquí o pinchando en la imagen.
NOTA:
También puedes servirte de cualquier plantilla planteada anteriormente. Sus configuraciones son muy similares, pero yo voy a usar KnowHow como ejemplo
Instalar el escritorio de soporte
Como KnowHow es un tema de WordPress, necesitas una instalación de WordPress para usarlo.
No voy a explicar cómo instalar WordPress, ya que hemos tratado este tema en miles de ocasiones, sin embargo si tienes dudas de cómo instalar WordPress, puedes ir aquí.
O bien, puedes hacerlo de forma local tal y como te explico en mi siguiente video:
SIGUIENTE PASO: Inicia sesión en WordPress
Paso 3: Instalar la Plantilla de escritorio de soporte: Haz clic en Apariencia . A continuación, haz clic en Instalar temas y luego en Subir .
Ahora, selecciona Elegir archivo y selecciona el archivo comprimido KnowHow en tu ordenador.
Nota: Cuando compras el tema del escritorio de soporte, se te envía un archivo zip que contiene el archivo zip del tema, así como otros archivos (incluida la documentación de respaldo). Es el archivo zip del tema que debes seleccionar para instalar KnowHow en WordPress.
Una vez que hayas instalado el tema, notarás algunas opciones de menú adicionales en el tablero de WordPress:
Veremos cómo usar estos en la siguiente sección.
Configurar el escritorio de soporte
WordPress se conoce principalmente como una plataforma de blogs, y KnowHow transforma WordPress en un servicio de asistencia.
Eso significa que hay algo de trabajo que hacer para que KnowHowk se configure correctamente. Las instrucciones detalladas están incluidas en la documentación del tema, así que solo cubriremos los conceptos básicos aquí.
- Paso 1: Configurar páginas
KnowHow requiere que las páginas de tu sitio web de WordPress se configuren de una manera particular.
En WordPress, ves a Páginas> Agregar nuevo .
Primero, crea una página vacía llamada Inicio. En la sección Atributos de la Página, configura la Plantilla para Página de inicio.
Haz clic en Publicar .
Luego, crea una página vacía llamada Noticias. Para esta página, deja la plantilla como plantilla predeterminada .
Ahora ves a Configuración> Lectura . En Pantallas de la página frontal, selecciona Una página estática .
Para la Página principal, elige Inicio y para la Página Publicaciones, elige Noticias.
Guarda tus cambios.
Nota: La página Noticias es donde se mostrarán las publicaciones de blog que escribas, por lo que también podrías llamarlo Blog. Tener una página de noticias o blog en KnowHow es opcional, pero es una buena manera de integrar tu blog y tu servicio de ayuda en un único sitio web.
Paso 2: Agrega tu propio título y lema
Por defecto, la página de inicio se ve así:
Hay muchas cosas que puedes hacer para personalizar la página de inicio con tu propia marca.
Primero, cambia el título y el eslogan. En el panel de WordPress, ve a Apariencia> Opciones de tema . Luego selecciona la pestaña Opciones de página de inicio . Aquí puedes cambiar el título y el eslogan.
Cuando termines, haz clic en Guardar opciones .
Funciones avanzadas del escritorio de soporte
Esto es lo esencial para configurarlo, pero hay más en KnowHow si profundizas un poco más.
KnowHow te permite proporcionar todo tipo de funciones de Helpdesk que pueden vincularse directamente desde tu página de inicio, incluida una sección de Knowledge Base, foro comunitario y preguntas frecuentes.
La página de preguntas frecuentes es ideal para responder preguntas comunes de preventa y postventa. Ofrece preguntas interactivas. Los clientes pueden hacer clic en la pregunta que tienen para ampliar la respuesta. Se parece a esto:
Para agregar una página de preguntas frecuentes, en el panel de WordPress ves a Preguntas frecuentes> Agregar preguntas frecuentes .
Para crear tu página principal de Preguntas frecuentes, configura una pregunta frecuente llamada Preguntas frecuentes . Para cada pregunta que agregues, crea una nueva pregunta frecuente y selecciona la página de preguntas frecuentes como el directorio principal.
KnowHow es un directorio de artículos y guías que proporciona a tus clientes la información de soporte que necesitan. La función de búsqueda en vivo significa que los clientes pueden encontrar soluciones a sus problemas de manera rápida y fácil.
Así es como se ve la búsqueda en vivo en acción:
Los artículos de KnowHow se pueden agregar en el tablero de WordPress yendo a Knowledge Base> New Article .
Además de poder buscarse, los artículos de KnowHow se enumeran en la página de inicio.
KnowHow también te permite crear un foro de la comunidad, que puede buscarse junto con los artículos de Knowledge Base.
Para que el foro funcione, necesitarás instalar el complemento de bbPress, que puedes instalar desde el tablero de WordPress, yendo a Plugins> Agregar nuevo , y luego buscar » bbpress «.
Nota: las instrucciones detalladas para configurar todas estas características se incluyen en la documentación de KnowHow.
Llevar soporte técnico al siguiente nivel
Al igual que con cualquier sitio que se haya creado con WordPress, un servicio de asistencia creado con KnowHow es altamente personalizable, sobre todo debido a la amplia gama de complementos que están disponibles.
Éstos son los Plugins que recomiendo para una máxima experiencia, con el fin de optimizar el Soporte técnico (WordPress en un Helpdesk):
- W3 Total Cache . Este complemento ayuda a mantener tu sitio web en excelente estado. Contribuirá en gran medida a hacer que tu sitio sea rápido y se asegure de que los usuarios puedan encontrar lo que necesitan con tiempos de carga mínimos.
- LiteSpeed Cache, sobre todo si usas LucusHost, ya que es un servidor optimizado para funcionar con él, y como el anterior, se trata de optimizar la velocidad de tu Helpdesk.
- Google Analytics para WordPress . Este complemento, creado por los expertos en optimización web Yoast, te permite ver cómo las personas encuentran y usan tu sitio. Puedes utilizar los datos que este complemento rastrea para descubrir qué contenido está ayudando a tus usuarios y si están buscando soluciones que no estás brindando.
Palabras finales
¿Alguna vez ha considerado configurar un servicio de asistencia online para tu negocio? ¿Qué características te gusta ver cuando necesitas soporte online de una empresa?
¿Alguna pregunta más sobre cómo crear en WordPress en un Helpdesk?
